Sekretär

Durchschnittslohn: Sekretär

Berufsbeschreibung: Empfangsangestellte/r / Sekretär/in

Empfangsangestellte/r arbeiten, wie es der Name schon verrät, am Empfang eines Betriebes. Zu den Hauptaufgaben gehören betriebswirtschaftliche, kaufmännische und organisatorische Tätigkeiten. Die Einsatzorte sind vielfältig und reichen von der Rezeption eines Hotels bis hin zum Empfang in der Notfallambulanz eines Krankenhauses.

Welche Zugangsvoraussetzungen braucht es und welche Ausbildungsinhalte werden vermittelt?

Um den Beruf des Empfangsangestellten oder auch Sekretärs ausüben zu können, gibt es viele Möglichkeiten, beispielsweise kann man sich das theoretische Wissen durch bestimmte Kurse aneignen, jedoch fehlt dort die praktische Arbeit. Der beste Weg ist eine duale Ausbildung im kaufmännischen Bereich zu absolvieren. Dazu zählen zum Beispiel folgende Ausbildungsberufe:

• Kaufmann/-frau für Büroorganisation
• Hotelkaufmann/-frau
• Bürokaufmann/-frau
• Büroassistent/-in
• Medienassistent/-in
• Bankkauffmann/-frau

Dabei werden primär diese Inhalte gelehrt:

• Allgemeine Führung eines Sekretariats
• Wie werden Termine koordiniert?
• Wie werden Präsentationen erstellt?
• Rechnungserstellungen
• Führung von Korrespondenz
• Einholung von Angeboten und Preisen
• Kommunikation mit Gästen, Kunden, Kollegen usw.
• Bearbeitung von Posteingängen und Postausgängen
• Wie werden Dienstreisen organisiert und Reisekosten berechnet?
• Wie werden Projekte geplant und durchgeführt?
• Personalwesen
• Geschäftsprozesse

Die Ausbildung beinhaltet in der Regel sowohl einen praktischen Teil, in dem der Auszubildende in einem Betrieb die Praxis des Berufs kennenlernt, als auch einen Teil über die Theorie in der Berufsschule. Um eine Ausbildungsstelle in einem dieser Bereiche zu erhalten, sollte man bestimmte Fähigkeiten und Interessen aufweisen, dazu gehören:

• Ein sehr gutes Organisationstalent
• Leistungsbereitschaft
• Teamfähigkeit
• Rechenfertigkeiten
• Ein gutes sprachliches Ausdrucksvermögen
• Sehr gute Kenntnisse in deutscher (oder auch englischer) Sprache und Schrift
• Sorgfalt
• Flexibilität

Welche Aufgaben beinhaltet der Beruf?

Je nach Arbeitsumfeld unterscheiden sich die Tätigkeiten, jedoch gehören vorwiegend folgende Aufgaben dazu:

• Betreuung von Kunden und Gästen
• Organisation von Terminen und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Abwicklung von E-Mail-Korrespondenz, zum Teil in Fremdsprachen wie englisch
• Betreuung von Anrufern am Telefon
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Kunden, Gästen oder Geschäftspartnern
• Bearbeitung und Zuteilung von Briefen und Post
• Planung, Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
• Bestellung und Planung von Catering
• Verwaltung von Konferenzräumen und Kalendern
• Organisation von Videokonferenzen und Bereitstellung des notwendigen Equipments
• Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
• Allgemeine Bürotätigkeiten und Büroorganisation
• Erledigungen und Besorgungen
• Erstellung von Tabellen, Präsentationen
• Erstellung von Protokollen, Briefen und Rechnungen
• Unterstützung bei Vorträgen und Reden

In welcher Branche kann man arbeiten?

Empfangsangestellte oder Sekretäre arbeiten zum Beispiel als Receptionist in Hotels, Restaurants, Gasthöfen und Pensionen. Sie sind die erste Anlaufstelle für Kunden von Fitnessstudios oder Reisebüros. In Anwaltsbüros werden Mandanten häufig von Sekretärinnen betreut, bevor sie der Rechtsanwalt empfängt. Auch in Theatern, Kinos oder auch Werbefirmen werden Besucher so willkommen geheissen und bedient und im Sekretariat der Schulen wird Schülern und Eltern weitergeholfen. Empfangsangestellte sind somit in jeder Branche zu finden.

Wie sieht die Arbeit als Receptionist aus?

In einem Hotel oder Unternehmen ist die erste Anlaufstelle häufig der Empfangstresen. Dort begrüssen die Mitarbeiter, meist im Eingangsbereich, die Gäste. Sie nehmen die Daten der Personen auf und helfen bei der Abwicklung weiterer Schritte. In einem Unternehmen warten Kunden oder Geschäftspartner oft auf Termine und werden in dieser Zeit bewirtet und betreut. In einem Hotel werden die Daten in den Computer eingepflegt, anschliessend werden Zimmer und Zimmerschlüssel übergeben. Auch geben Empfangsangestellte von Hotels Auskünfte über Wissenswertes und Veranstaltungen der Region oder des Hotels selbst. Sie buchen Ausflüge oder Termine in bestimmten Bereichen des Hotels, wie zum Beispiel Anwendungen im Wellness- oder Fitnessbereich. In einem Restaurant gehörten zum Tagesablauf eines Empfangsangestellten die Reservierungen von Tischen und die Unterbreitung des Küchenangebotes. In Arztpraxen umsorgen Empfangsangestellte die Patienten, lesen Versicherungskarten ein und kümmern sich um die Organisation und Abwicklung von Terminen, bearbeiten die Patientenakten und stellen Rezepte aus.

Was sind Karrieremöglichkeiten und Chancen?

Um an eine Führungspostion zu gelangen, ist ein Studium als Fach- oder Betriebswirt oder auch im Bereich des Managements möglich. Auch eine Weiterbildung in Form von Seminaren, Workshops und Schulungen kann dazu führen, eine höhere Ebene zu erreichen. Da dieser Beruf viele verschiedene Arbeitsinhalte aufweist, kann auch die Selbstständigkeit in Form eines Veranstaltungsplaners eine Option sein oder die Eröffnung eines eigenen Hotels.

Für wen ist dieser Beruf geeignet?

Wer in einem Sekretariat arbeitet, sollte mit Stresssituationen gut umgehen können. Manchmal fallen viele Aufgaben gleichzeitig an, wie die Betreuung von Kunden, die Bearbeitung von Dokumenten und die Erteilung von Auskünften am Telefon. Dabei ist es wichtig, stets die Ruhe zu bewahren und jeder Aufgabe gleichermassen gerecht zu werden. Daneben gibt es oft schwierige Situationen, die zu meistern sind, sei es eine Beschwerde oder ein doppelt gebuchtes Zimmer. Ausserdem sollte man Spass an der Organisation von Veranstaltungen haben. Allgemein ist eine gute Organisation der Schlüssel für jede Besprechung. Viele Arbeitgeber erwarten ausserdem die Bereitschaft an Wochenenden zu arbeiten, vor allem in Hotels und Restaurants finden viele Veranstaltungen am Wochenende statt und natürlich muss der Hauptverantwortliche vor Ort sein um Fragen zu beantworten, durch das Programm zu führen und Probleme zu bewältigen. Des Weiteren kann die Arbeit aus einem Schichtsystem bestehen, zu dem auch Nachtschichten gehören. Darüber hinaus sind Überstunden zu erwarten. Zusätzlich ist ein seriöses, freundliches und vertrauenswürdiges Auftreten wichtig, Empfangsangestellte repräsentieren den Betrieb und sind oft die ersten Personen, die ein Kunde zu sehen bekommt und dieser erwartet Professionalität. Ein guter Umgangston ist ebenso wichtig. Hinzu kommt ein guter Umgang mit Computern, dazugehörigen Programmen und anderem technischen Equipment. In der Regel sind Sekretäre auch für die Überwachung von Wartungen der Geräte wie Drucker und Kopierer zuständigen, demnach ist ein gewisses Verantwortungsbewusstsein gegenüber Fristen und Terminen von Vorteil. Abschliessend ist zu sagen, wer Spass am Umgang mit Menschen hat und organisatorische Fähigkeiten besitzt, für den ist dieser Beruf geeignet.